Chargé d'Accueil - Mairie de Veyrac H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent reçoit, identifie et oriente les usagers, les demandes par courriel et les communications téléphoniques. Il traite les affaires courantes, répond aux courriers en concertation avec sa hiérarchie, vérifie et classe les documents administratifs.
Il représente l'image de la collectivité auprès des usagers.

SERVICES A LA POPULATION :
Accueil des usagers au sein de la mairie, orientation du public vers l'interlocuteur concerné, traitement des demandes avec a minima un 1er niveau de réponse, notamment pour les services tournés vers les habitants (état civil, scolaire, urbanisme...), réception des livraisons
Gestion du standard téléphonique : réception des appels, analyse de la demande, filtrage, orientation vers l'interlocuteur compétent, prise et transmission de messages, traitement des formalités faites dès l'accueil (inscriptions tous services, recensement militaire, attestation d'accueil, certificats divers...)
Enregistrement du courrier (arrivée et départ)

ACTIVITES PERIPHERIQUES :
Toute autre activité en lien avec le bon accueil des demandeurs
Participations aux besoins aux étapes de dépouillement des scrutins organisés par la commune
Participation aux procédures de réalisation de recensement de la population

Le matériel utilisé est celui de la Mairie (moyens administratifs : informatique, bureau, copieur couleur, logiciels métier)

Positionnement hiérarchique :
La Directrice des services, le Maire
Relations fonctionnelles :
Relation avec les personnels communaux, les élus municipaux, le personnel d'autres administrations publiques (Limoges Métropole, Conseils départemental et régional, Préfecture...), les fournisseurs et les administrés
Niveau d'intégration dans une équipe :
Peut travailler seul, mais est prioritairement intégré à l'équipe chargée de l'accueil et du secrétariat.

Compétences techniques :
Bonne élocution verbale, reformuler les demandes et capacité à prendre les messages
Recevoir, filtrer, orienter le public avec amabilité
Organiser son travail faire preuve de polyvalence
Repérer les dysfonctionnements, en alerter sa hiérarchie et savoir en rendre compte
Diffuser un message clair par écrit ou par oral
Fonctionnalités de base d'un standard téléphonique
Compétences rédactionnelles
Compétences transverses :
Savoir se conformer à des processus rigoureux dans la vérification de documents.
Avoir le sens de l'organisation, définir les dossiers prioritaires
Savoir se montrer disponible
Gérer les urgences
Être discret respecter la confidentialité
Etre patient, à l'écoute,
Niveau de formation requis :
aucun
Savoir organiser et prioriser les missions
Est impliqué dans la qualité de l'accueil des usagers et l'image donnée de la collectivité

• Accueil du client
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique