Responsable de l'Accueil des Admissions et de la Facturation des Séjours & Ace H/F - 87

Missions communes à tous les sites : Les secteurs de l'accueil et des admissions comprennent plusieurs domaines :
- L'accueil : assure l'accueil et l'orientation des usagers, l'accompagnement des personnes en difficulté si besoin, l'édition de bulletins de situation et la régie des prestations hôtelières...
- Les admissions assurent le recueil, la vérification et les modifications de l'identité du patient conformément à la charte d'identitovigilance. Les agents gèrent la complétude de la prise en charge financière des dossiers d'admission (CDRI, CDR, ROC, modalités CIV, ...) en présence du patient au guichet, la préparation des dossiers d'admission à l'avance, le traitement des retours de documents des usagers (papier, messagerie, MyGHT) et la gestion des différentes boîtes mails. Chaque site gère des dossiers spécifiques CRA, dossiers de séances pour l' ALURAD et la Néphrologie, télémédecine ( tele-expertise, télésurveillance) ...
- Les agents tous sites confondus saisissent quotidiennement leur activité dans un tableau de suivi.
Spécificités du site D1 :
- Un bureau d'état civil avec un agent dédié qui centralise et classe les documents relatifs aux décès pour tous les sites et qui effectue également les recherches de familles.
- Urgences adultes ouvert 24h/24h avec prise en charge de l'état civil à compter de 16h30 du lundi au vendredi, tout le week-end et les jours fériés.
- Participation aux divers exercices en lien avec le plan blancMISSIONS PRINCIPALES :
CO-ENCADREMENT DU PERSONNEL : Agents des admissions, de l'accueil et du back-office
-Etablissement du planning mensuel des agents et coordination des « prêts de personnel » entre ACH ;
-Gestion des absences avec saisie dans le logiciel Chronos ;
-Gestion de la répartition et de l'organisation du travail en fonction des priorités et des effectifs présents
-Accompagnement des équipes dans les évolutions règlementaires et projets institutionnels
-Rédaction de consignes selon les besoins avec élaboration de procédures
-Réalisation des entretiens professionnels et de formation sur le logiciel Gesform et définition des contrats d'objectifs et de moyens ;
-Formation des agents nouvellement recrutés aux procédures d'admission, de facturation et d'identitovigilance.
-Suivi des besoins de formation en lien avec les évolutions réglementaires et institutionnelles
COORDINATION AVEC LES SERVICES DE SOINS
-Coordination et mise en place de procédures au regard du circuit du patient, de l'organisation interne, des logiciels et des enjeux réglementaires.
-Référents sur les projets transversaux liés à son domaine : TP, AM, OC... admissions, service social, DSI, DAF, SIME, secrétariats, DPQRU...
MESURER ET EVALUER LES PERFORMANCES COLLECTIVES ET INDIVIDUELLES
-Intégrer le pilotage de la performance au quotidien avec une adaptation du travail au quotidien en fonction des besoins du service dans son ensemble, des impératifs de facturation et des évolutions réglementaires ;
-Contrôle des admissions directes et listes de préadmissions ;
-Contrôle de la production et de la qualité du travail : admission et gestion des dossiers administratifs avec leur complétude (CDRI, CDR, débiteurs, commentaires...) ;
-Contrôle de la gestion des boîtes mails, MyGHT, listes de travail, saisie retours documents ;
-Contrôle de la qualité de l'identitovigilance ;
-Rédaction de notes et procédures avec transmissions de consignes groupées pour l'ensemble des agents des admissions tous sites confondus ;
-Participation à la réunion cadres hebdomadaire avec rédaction d'un compte-rendu et transmission aux autres ACH.
ANALYSE DES DONNEES ET TABLEAUX DE BORD POUR PILOTER ET COORDONNER LE TRAVAIL EN TRANSVERSAL AVEC LES AUTRES ADMISSIONS ET LE BACK OFFICE
S'approprier les différents outils de pilotage pour interpréter les résultats et agir sur les différents leviers de performance ;
-Contrôle des erreurs de saisie à l'admission ;
-Listes de travail et blocages.
-Participer à l'élaboration d'indicateurs de tableaux de bord et de suivi de la chaine de facturation- recouvrement pour l'ensemble du secteur.
FACTURATION
-Comprendre le contexte et prendre la mesure des enjeux actuels de la chaîne de facturation- recouvrement ;
-Maîtriser et s'adapter aux modalités actuelles de facturation ;
-Connaître les différents types de rejets avec l'objectif de s'appuyer sur des procédures et développer des partenariats admissions/back office