Assistant Adm Accueil et Secrétariat H/F - 87

L'EPLFEFPA de Limoges et du nord Haute Vienne comprend 8 centres constitutifs centres sur 2 sites (2 LEGTPA, 1 CDFAA, 1 CFPPA, 1 Centre Equestre, 1 Plateau Agro-alimentaire, 2 exploitations agricoles).L'agent assure les accueils extérieurs (réalisation de devis et factures, réservations des salles, du matériel et des repas).
Il gère le logiciel turboself, les cartes self et la régie afférente.
Il s'occupe de la réservation des salles pour les différentes réunions et accueils extérieurs.
En l'absence de son binôme (agent du conseil régional) il assure l'accueil physique, téléphonique de l'EPL, la gestion du courrier arrivée et départ.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Activités principales :
Gestion des accueils extérieurs :
- Gestion des demandes en apportant les informations nécessaires,
- Etablissement des devis et des factures liées à ces accueils,
Gestion des réservations des salles :
- Gérer la réservation des salles à l'aide du logiciel (réunions, accueils extérieurs),
- Etablir le planning hebdomadaire,
Gestion logiciel Turboself et des cartes self :
- Gestion du logiciel Turboself (inscription des nouveaux, des stagiaires),
- Création et gestion des cartes self,
- Gestion de la régie de recettes pour le paiement des repas (personnels, stagiaires et extérieurs),
- Contrôle au niveau du self de 11h45 à 13h15 à tour de rôle avec le binôme de l'accueil
Activités secondaires :
Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier :
- délivrer des renseignements succincts, orienter et guider les usagers,
- réceptionner les messages, transférer les appels vers les bons interlocuteurs,
- gestion du courrier arrivé et départ,
L'agent effectue ces mission lorsque son binôme de l'accueil est absent.

CHAMP RELATIONNEL :
Travail en relation avec l'ensemble de la communauté éducative de l'EPL sur le site des Vaseix et le technicien responsable des équipes Région concernant les accueils extérieurs.