Adjoint·e en Gestion Administrative Scolarité H/F - Université de Limoges

Le poste est à pourvoir au sein du service scolarité des Facultés de Médecine et de Pharmacie de l'Université de Limoges.

Vos missions :

L'agent aura pour mission d'assurer la gestion administrative et le suivi de la scolarité d'un panel d'étudiant inscrits en études de médecine/pharmacie de leur inscription à la délivrance de leur diplôme.

Vos activités principales :

Gestion du suivi pédagogique des étudiants des Facultés de Médecine et Pharmacie

Ø Organiser et coordonner les sessions d'examens.

Ø Assurer le suivi des absences et des résultats des étudiants.

Ø Réaliser les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants.

Ø Élaborer les calendriers d'examens et les tableaux de surveillance.

Ø Préparer les éléments logistiques liés aux examens (réservation des salles et du matériel, préparation des listes d'émargement, procès-verbaux, brouillons, etc.).

Ø Assurer l'anonymisation des copies d'examen.

Ø Saisir et importer les notes dans le système d'information scolarité.

Ø Lancer les calculs de notes et de résultats via l'outil PEGASE.

Ø Publier les résultats et transmettre les relevés de notes individuels.

Ø Éditer les diplômes et certificats.

Ø Gérer les demandes de transfert de dossiers étudiants.

Gestion administrative et réglementaire :

Veiller au respect des procédures administratives et des calendriers académiques.
Garantir l'archivage des documents dans le respect de la réglementation en vigueur.
Assurer la confidentialité et la sécurité des données étudiantes.

Information et relation avec les usagers :

Répondre aux demandes d'information des étudiants et des enseignants (mail, téléphone, accueil physique).
Diffuser les informations administratives et pédagogiques auprès des publics concernés.
Assurer l'interface entre les étudiants, les enseignants et les services administratifs.

Connaissances et Compétences opérationnelles :

· Connaître le fonctionnement de l'université et les règles de base de la comptabilité publique

· Techniques d'élaboration de documents

· Techniques d'accueil téléphonique et physique

· Techniques de communication

· Accueillir et prendre des messages

· Accueillir les populations concernées

· Enregistrer et classer les documents

· Rédiger des rapports ou des documents

· Savoir rendre compte

· Travailler en équipe

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

· Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

· Sens du service public

· Sens de l'organisation

· Réactivité

· Sens relationnel

Profil recherché :

Pas de prérequis spécifiques, même si une première expérience dans le domaine administratif est souhaitable

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Techniques de communication
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation