Adjoint·e en Gestion Administration - Formation Professionnelle H/F - Université de Limoges

Le poste est à pourvoir au sein des Facultés de Médecine et de Pharmacie de l'Université de Limoges.

Il est positionné au sein du service Formation professionnelle composée de 3 agents : un responsable, et deux adjoints en gestion administrative.

Le service est rattaché au service scolarité des facultés de médecine et de pharmacie.


Vos missions :

L'adjoint administratif assure la gestion administrative et le suivi des formations diplômantes et qualifiantes relevant de la formation continue.

Il assure l'interface entre les candidats, les équipes pédagogiques, les services administratifs et les organismes partenaires.

Vos activités principales :

1. Gestion administrative des Diplômes Universitaires (DU) et Diplômes Inter-Universitaires (DIU) des Facultés de Médecine et de Pharmacie

Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des candidats tout au long de leur parcours,
Instruire les dossiers de candidature,
Participer à l'élaboration et au suivi des calendriers de formation,
Organiser et assurer le suivi des listes d'émargement,
Participer à la planification et à l'organisation des examens en lien avec les responsables pédagogiques,
Assurer la coordination logistique des épreuves avec les équipes pédagogiques et les services administratifs concernés,
Préparer les convocations, les supports et les documents nécessaires au bon déroulement des examens,
Assurer l'interface entre les responsables pédagogiques, les enseignants et les différents services administratifs (RH, communication, finances)
Collecter, contrôler et enregistrer les résultats,
Editer les attestations de réussite et diplômes.

2. Gestion et suivi des actions de formation courte et de Développement Professionnel Continu (DPC)

Assurer la gestion administrative et le suivi des actions de formation courte et de DPC,
Assurer l'accueil, l'information, le suivi administratif des professionnels de santé inscrits aux formations,
Préparer les documents administratifs liés aux actions de formation : convocations, feuilles d'émargement, attestations de présence et de réussite,
Veiller à la conformité et à la complétude des dossiers administratifs,
Assurer le suivi des évaluations, des enquêtes de satisfaction et des bilans des actions de formation.

3. Activités transversales

Participer à l'amélioration continue des procédures administratives du service,
Contribuer à la collecte, au suivi et à l'analyse des indicateurs d'activité et de qualité dans le cadre de la démarche qualité de la formation continue,
Participer aux réunions et projets transversaux du service,

Connaissances et Compétences opérationnelles :

· Connaître le fonctionnement de l'université et les règles de base de la comptabilité publique

· Techniques d'élaboration de documents

· Techniques d'accueil téléphonique et physique

· Techniques de communication

· Accueillir et prendre des messages

· Accueillir les populations concernées

· Enregistrer et classer les documents

· Rédiger des rapports ou des documents

· Savoir rendre compte

· Travailler en équipe

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

· Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

· Sens du service public

· Sens de l'organisation

· Réactivité

· Sens relationnel

Profil recherché :

Pas de prérequis spécifiques, même si une première expérience dans le domaine administratif est souhaitable
Une connaissance de l'environnement de la formation professionnelle est un plus pour le poste

• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Logiciels bureautiques
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction
• Techniques de communication
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation