Responsable du Bureau de l'Immigration et du Bureau de l'Accueil et de l'Intégration H/F - Office français de l'immigration et de l'intégration

Sous la responsabilité du directeur territorial et de son adjoint(e), le/la responsable du bureau assure la mise en oeuvre des procédures d'immigration familiale et professionnelle (BIM) et d'accueil et d'intégration (BAI) et veille au bon fonctionnement des services par un encadrement adapté aux activités.
Il/elle s'assure également du bon déroulement des marchés de formation et veille au respect du cahier des charges par les prestataires. Il/elle assure le suivi administratif et financier des marchés et participe au contrôle des titulaires des différents marchés contractés.
Management et pilotage des bureaux BIM/BAI
Répartir les activités, élaborer les plannings des agents
Organiser les activités des bureaux, les coordonner (le cas échéant en lien avec les autres services de la DT) et les contrôler
Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des prestations
Être un(e) référent(e) pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en oeuvre des procédures
Cohésion d'équipe : organiser les réunions d'équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer les nouveaux agents
Assurer l'évaluation des agents
Participer aux réflexions conduites dans le domaine d'activité des bureaux et aux réunions internes de coordination
Suivre l'évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l'information auprès des agents et veiller à son application

Suivi d'activité

Participer à la création d'outils de planification et de suivi
Préparer et vérifier les données statistiques des bureaux et en assurer la transmission à sa hiérarchie

Relations avec les partenaires institutionnels ou privés
Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés
Participer aux réunions extérieures de coordination
Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires

Animation des relations avec les prestataires intégration

Veiller à l'adéquation permanente entre l'offre de service et les besoins de formation
Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie
Diffuser les consignes dusiège auprès des prestataires
Proposer des améliorations aux prestataires

Suivi du dispositif
Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations
Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs du CIR
Assurer le suivi quotidien des bons de commande
Suivi et contrôle des marchés du CIR
S'assurer de la conformité des prestations au regard du CCP
Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions duCCP
Alerter la DAF ou la DAI en cas d'incidents
Identifier les besoins et commander aux titulaires les prestations de service, en lien avec l'agent d'ordonnancement
Assurer le suivi financier
Organiser le dispositif de contrôle des prestataires
Saisir les bons de commande et les Services Faits sur le logiciel PEP Premium

Savoir faire :
Capacité à manager
Organiser et planifier les tâches
Capacité d'adaptation, réactivité
Relayer et respecter des consignes
Capacité d'analyse et de synthèse
Capacité à rendre compte
Conduire des réunions internes
Gérer les relations avec les partenaires concernés
Savoir être :
Compétences relationnelles
Savoir gérer ses priorités
Être polyvalent(e)
Autonomie et sens de l'initiative
Disponibilité
Connaissances :
Réglementation relative aux procédures d'immigration, d'accueil et d'intégration
Connaissance des applications informatiques métier
Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word)
Notions de techniques financières et de gestion
Langues étrangères
Permis B

• Statistiques
• Analyse des performances financières historiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• Réactivité
• BIM
• Capacité d’adaptation