Gestionnaire Scolarité Générale H/F - Service Public

Le service de la scolarité de la Faculté des Lettres et des Sciences Humaines (FLSH) est composé de 13 agents dont la responsable de service.

Le service se répartit la gestion des différentes formations dispensées au sein de la Faculté à savoir :

• 12 licences (dont 1 accès santé) ;
• 4 licences professionnelles ;
• 13 masters.

Cela représente un effectif d'environ 2 800 étudiants, 90 enseignants-chercheurs et 33 personnels administratifs.

Poste sous la responsabilité directe de la Responsable Scolarité, en liaison avec le Responsable Administratif et Financier de la Composante

Le poste nécessite des relations fonctionnelles internes avec :

- les étudiants

- les enseignants

- les autres gestionnaires scolarité et personnels BIATSS de la composante

- le pôle formation & le pôle International

- la DSI et les autres composantes (INSPE, DFC).

Il y a également des relations fonctionnelles externe (public et CROUS).

Vos missions

• Gestionnaire de scolarité transverse - Licences
• Gestion et suivi des droits impayés, remboursement de droits
• Gestion des exonérations, des transferts de dossiers, des réorientations
• Inscription des auditeurs libres
• Soutien à la gestion des examens de licences

Vos activités principales

Gestion des droit impayés et remboursement de droits:

• Assurer le suivi et la régularisation des droits impayés en coordination avec l'agence comptable
• Informer la responsable avant les périodes d'examens des impayés (interdiction d'examen)
• Gérer les demandes de remboursement de droits selon les calendriers et procédures en vigueur
• Mettre à jour les dossiers étudiants sur apogée

Gestion des demandes d'exonération de droits d'inscription:

• Informer les étudiants et le service des calendriers des commissions d'exonération
• Veiller au respect des délais de dépôt des dossiers
• Instruire les dossiers en lien avec les responsables des formations et la direction
• Représenter la composante à la commission d'exonération (3 x par an)

Soutien à la gestion des examens licence:

• Appui à la référente examens pour le suivi de Saisie des notes par le web (SNW)
• Suivi des sujets d'examen : vérifications, impression, mise sous plis
• Préparation des salles d'examen et saisie des notes
• Préparation des délibérations: vérification des notes, lancements des calculs d'UE, éditions des PV
• Gestion des réclamations de notes (relances des enseignants, recueil de l'information dans l'outil)
• Suivi des boursiers

Gestion des demandes de réorientation en licence:

• Coordonner l'information à traiter avec le collègue en binôme
• Vérifier de la recevabilité des demandes
• Assurer le suivi du circuit de validation des demandes (Responsables des Formations, Direction le cas échéant) et répondre aux étudiants.
• Modifier les dossier étudiants (IA/IP) après les résultats de semestre

Gestion des demandes de transferts de dossiers:

• Vérifier les demander internes et monter les dossiers
• Enregistrer les demandes externes et vérifier les inscriptions

Gestion et suivi de l'assiduité des étudiants boursiers:

• Préparation des tableaux de suivi pour les délibérations des jurys
• Vérification des résultats et des IP
• Elaboration du tableau transmis au CROUS pour la suspension des bourses

Selon les nécessités du service, l'agent peut être mobilisé sur des missions transversales ou de soutient momentané (hotline, PJ, candidatures)

Compétences opérationnelles

- Connaissance des modalités de fonctionnement et de gestion du service public

- Connaissances des modalités de fonctionnement du système d'enseignement supérieur

- Connaissance de la réglementation de la gestion administrative, pédagogique et sociale

- Maitriser les outils bureautique (Excel, Word, Access, navigateur web, outils partagés, messagerie ...)

- Maitriser les outils métier: Apogée, ADE, Esup-Stage, notamment.

- Maitriser les applicatifs, E-candidat, Mon Master, Etudes en France.

Compétences comportementales

- Travailler en équipe et de manière collaborative

- Être disponible et réactif

- Avoir le sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public

- Faire preuve de courtoisie, de maîtrise de soi, de professionnalisme

- Disposer d'une capacité d'écoute

- Savoir s'organiser et être autonome

- Savoir planifier les tâches et gérer les priorités et les urgences

- Faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence, de rigueur et d'investissement

• IP
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Word
• Capacité d'écoute
• Access
• Réactivité
• Capacité d’adaptation