Secrétaire -Assistante du Corps Préfectoral H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 1


1- Agenda et événementiel
- Organiser et suivre les réunions et les déplacements du corps préfectoral
- Organiser les événements (ateliers, conférences, séminaires, événements de cohésion, repas...) à l'initiative du corps préfectoral, à la préfecture, en sous-préfecture ou à l'extérieur, en lien notamment avec l'équipe des résidences préfectorales, le service achat, immobilier et logistique et le service budget et comptabilité
- Prise en compte des contraintes personnelles du corps préfectoral
- Gérer toutes les réservations nécessaires


2- Accueil
- Assurer l'accueil physique à l'étage du corps préfectoral
- Assurer l'accueil téléphonique pour le corps préfectoral
- Contact avec les partenaires extérieurs du corps préfectoral (élus, fonctionnaires territoriaux, associations, entreprises, etc.)
- Gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral
- Fournir des informations aux interlocuteurs internes et externes


3- Gestion documentaire
- Rédiger des projets de courrier pour le corps préfectoral
- Remettre en forme les documents adressés par les services
- Gérer le courrier réservé du corps préfectoral, en lien avec l'huissier lorsqu'il est présent ou à sa place en son absence
- Gérer les mouvements de parapheurs, en lien avec l'huissier lorsqu'il est présent ou à sa place en son absence
- Préparer et éditer les invitations


Votre environnement professionnel:
- Activités du service
Le secrétariat du corps préfectoralsoutient le préfet, le secrétaire général et le directeur de cabinet pour la tenue de leurs agendas, l'organisation de leurs événements et déplacements, l'accueil de leurs invités et de leurs partenaires ainsi que la gestion du courrier, des notes et autres documents qui leur sont adressés.


- Composition et effectifs du service
3 agents (1 B et 2 C).


- Liaisons hiérarchiques
En direct le directeur de cabinet, puis le préfet et le secrétaire général de la préfecture


- Liaisons fonctionnelles
Cabinet du préfet, secrétariat général de la préfecture, sous-préfectures, secrétariat général commun départemental, directions départementales interministérielles, ensemble des autres services de
l'État présents dans la Haute-Vienne, collectivités locales (Conseil départemental, communes, intercommunalités), administrations régionales et nationales

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
Requis


Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique
A acquérir


Techniques de secrétariat
niveau pratique
Requis


Savoir-faire
Diffuser une information, une publication
niveau maîtrise
Requis


Savoir organiser une réunion
niveau maîtrise
Requis


Prioriser
niveau maîtrise
Requis


Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
Requis


Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau pratique
Requis


Faire preuve de discrétion
niveau pratique
Requis


Réactivité
niveau pratique
Requis


Sens de l'organisation
niveau pratique
Requis

• Gestion des fonds documentaires
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation