Adjoint Administratif en Scolarité H/F - France Travail

Catégorie C - Titulaire ou contractuel de niveau équivalent
à pourvoir dès que possible.

Descriptif du service
Le service scolarité est composé de 4 agents dont le chef de service. vous êtes placé-e sous l'autorité du chef de service

Vos missions
- Gestion administrative des étudiants
- Gestion des jurys de diplômes
- Mise à jour de l'offre de formation de l'IUT
- Accueil et information
- Autres missions administratives

Vos activités principales
Mission 1 : Gestion administrative des étudiants : candidatures, inscriptions, transferts de dossiers, remboursements, édition des diplômes
Activité 1 : Réaliser, contrôler les inscriptions administratives et vérifier les dossiers
Activité 2 : Contrôler les dossiers de recrutement sur la plateforme e-candidat
Activité 3 : Paramétrer et assurer le suivi des candidatures : Parcoursup (plateforme candidature BUT 1ères années), Etudes en France (Plateforme candidatures des étudiants internationaux)
Activité 4 : Effectuer les remboursements des droits d'inscription sur PEGASE
Activité 5 : Editer et vérifier les états comptables des encaissements des droits d'inscriptions et des remboursements dans PEGASE (caissier comptable)
Activité 6 : Editer les attestations de réussite et les diplômes
Mission 2 : Gestion des jurys des BUT et des Licences Professionnelles
Activité 1 : Préparer et organiser les jurys de semestre de BUT et de délivrance des diplômes des Licences Professionnelles (convocations, collecte et compilation des documents)
Mission 3 : Offre de Formation de l'IUT
Activité 1 : Mettre à jour l'offre de formation de l'IUT sur le logiciel SOF
Mission 4 : Accueil et information
Activité 1 Accueillir et informer les usagers et traiter en priorité les problématiques particulières (réorientations, démissions, recours, impayés, changement de statut, etc.)
Mission 5 : Autres missions administratives
Activité 1 : Rédiger des documents administratifs
Activité 2 : Assurer le classement et l'archivage
Activité 3 : Appliquer et participer à l'actualisation des procédures
Activité 4 : Participer aux tâches collectives du service, Journées Portes Ouvertes
Activité 5 : suivre la reprographie des sujets d'examens

Experience: 24 Mois - sur un poste similaire

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Utilisation de logiciels spécialisés,Utiliser les outils numériques,Connaître le système universitaire,droit applicable en matière de formation.,Connaître la règlementation,Logiciels métiers

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.

• Logiciels bureautiques