Assistant d'Élus - Mairie de Limoges DRH R - Pole 1 H/F - Communes

Il est signalé que deux postes d'Assistant(e) d'élus - Adjoint administratif / Adjoint administratif principal (catégorie C) - sont à pourvoir à la Direction générale des services - Secrétariat général.Les agents seront placés sous l'autorité de la responsable du secrétariat général.- Assurer le secrétariat des élus (accueil téléphonique, gestion du courrier et des courriels) ;- Gérer les agendas, les rendez-vous, les audiences et les déplacements des élus ;- Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs ;- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes et comptes rendus ;- Organiser les réunions (planification, convocations, réservation de salles, préparation des dossiers) ;- Assurer le lien avec les services municipaux, le Cabinet, les partenaires institutionnels et les usagers ;- Assurer le suivi des représentations des élus et transmettre les informations nécessaires au Service des Assemblées ;- Participer à la gestion des parapheurs et au suivi des signatures ;- Assurer l'archivage et le classement des dossiers ;- Participer à la continuité du service en assurant le remplacement ponctuel des autres assistantes d'élus.

Savoirs- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;- Connaissance du fonctionnement des instances municipales appréciée ;- Excellente maîtrise de l'expression écrite et orale ;- Maîtrise des techniques de secrétariat administratif.Savoirs-faire- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams...) ;- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et des agendas complexes ;- Aptitude à organiser son activité et à hiérarchiser les priorités ;- Capacité rédactionnelle et qualité de mise en forme des documents administratifs.Savoirs-être- Discrétion absolue et respect de la confidentialité ;- Sens du service public ;- Excellentes qualités relationnelles ;- Diplomatie, écoute et disponibilité ;- Rigueur et sens de l'organisation ;- Réactivité face aux imprévus ;- Esprit d'équipe et sens de la coopération ;- Autonomie et capacité d'initiative ;- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Classement des dossiers
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation