Assistant d'Élus - Mairie de Limoges DRH R - Pole 1 H/F - Communes

Il est signalé que deux postes d'Assistant(e) d'élus - Adjoint administratif / Adjoint administratif principal (catégorie C) - sont à pourvoir à la Direction générale des services - Secrétariat général.

Les agents seront placés sous l'autorité de la responsable du secrétariat général.

- Assurer le secrétariat des élus (accueil téléphonique, gestion du courrier et des courriels) ;

- Gérer les agendas, les rendez-vous, les audiences et les déplacements des élus ;

- Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs ;

- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes et comptes rendus ;

- Organiser les réunions (planification, convocations, réservation de salles, préparation des dossiers) ;

- Assurer le lien avec les services municipaux, le Cabinet, les partenaires institutionnels et les usagers ;

- Assurer le suivi des représentations des élus et transmettre les informations nécessaires au Service des Assemblées ;

- Participer à la gestion des parapheurs et au suivi des signatures ;

- Assurer l'archivage et le classement des dossiers ;

- Participer à la continuité du service en assurant le remplacement ponctuel des autres assistantes d'élus.

Savoirs

- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;
- Connaissance du fonctionnement des instances municipales appréciée ;
- Excellente maîtrise de l'expression écrite et orale ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat administratif.

Savoirs-faire

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams...) ;
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et des agendas complexes ;
- Aptitude à organiser son activité et à hiérarchiser les priorités ;
- Capacité rédactionnelle et qualité de mise en forme des documents administratifs.

Savoirs-être

- Discrétion absolue et respect de la confidentialité ;
- Sens du service public ;
- Excellentes qualités relationnelles ;
- Diplomatie, écoute et disponibilité ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Réactivité face aux imprévus ;
- Esprit d'équipe et sens de la coopération ;
- Autonomie et capacité d'initiative ;
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Classement des dossiers
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation