Secretaire Administratif·ive en Unite - Ujpe Limoges 87 H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-SUD OUEST

L'Etablissement de Placement Educatif et d'Insertion (EPEI) de Limoges est composé de 2 unités situées à Limoges : l'Unité Judiciaire à Priorité Educative (UJPE) ainsi que l'Unité Educative d'Activité de Jour (UEAJ).

En tant que secrétaire administratif(ve) en unité ou service éducatif, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public :

• Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
• Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat :

• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
• Créer les dossiers jeunes
• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
• Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité ou du service

Gestion des aspects logistiques de l'unité ou du service :

• Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire »
• Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement
• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique
• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines :

• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Connaissances :

• Techniques de secrétariat
• Outils bureautiques
• Applications métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-faire :

• Travailler en équipe
• Accueillir
• Maîtriser les délais
• Mettre en forme un document
• Archiver

Savoir-être :

• Sens des relations humaines
• Être réactif
• Faire preuve de discrétion
• Sens de l'organisation

• Logiciels bureautiques
• Création d'une base documentaire
• Gestion des stocks
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation